Listen und Protokolle per E-Mail versenden

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24.02.10
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Listen und Protokolle per E-Mail versenden

So verschicken Sie Listen und Protokolle alternativ per E-Mail.

 

 

1. Sinn und Zweck

Das direkte Versenden von Listen und Protokollen per E-Mail ist eine Alternative zum Drucken. In vielen Fällen ist es eine Arbeitserleichterung, da das Drucken, Tackern und Kuvertieren entfällt. Zusätzlich ermöglicht die Zustellung via E-Mail eine schnellere Zustellung der Unterlagen zum Empfänger.

 

 

2. Vorgehensweise

Wie gewohnt bereiten Sie bitte den Druck des gewünschten Protokolls beziehungsweise der gewünschten Liste vor. Am Ende Ihrer Eingaben gelangen Sie zu den Ausgabe-Einstellungen:

F7_001

 

Das Pull-down-Menü Ausgabe auf… ist in der Regel auf Drucker eingestellt. Ändern Sie das Menü in diesem Fall auf Vorschau, wie im Bild oben dargestellt. Klicken Sie dann bitte auf Starten.

 

Sobald das AHB Zutrittskontrollsystem den Report oder die Liste generiert hat, sehen Sie eine Vorschau-Seite. Wählen Sie bitte in der Menüzeile den Bereich Senden an… aus (Piktogramm Briefumschlag):

F7_002

 

Im nächsten Schritt können Sie das Datei-Format auswählen.

F7_003

 

Insbesondere bei mehrseitigen Listen und Protokollen ist es zweckmäßig, die Anhänge als PDF-Dokumente zu versenden. Diese Dokumente setzen voraus, dass auf dem Empfänger-PC die kostenfreie Software ‚Acrobat Reader’ installiert ist. Alternativ kann der mehrseitige Anhang auch als JPEG- oder TIFF-Datei verschickt werden. JPEG-Dateien haben den Vorteil einer stärkere Kompression - die E-Mail hat damit einen geringeren Speicherumfang. JPEG- und TIFF-Dateien sind Bildformate, diese werden mit der vom Empfänger eingesetzten Standard-Anwendung für Bilder und Grafiken geöffnet.

 

Wählen Sie das von Ihnen gewünschte Format bitte aus und klicken Sie auf OK. Jetzt öffnet sich Ihr persönliches E-Mail-System (z.B. Outlook, Lotus Notes). Die Liste oder das Protokoll finden Sie in Ihrer geöffneten E-Mail als Anhang.

 

 

 

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