Der Orgawechsel

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22.02.10
Letzte Bearbeitung:
22.02.10
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Der Orgawechsel

So führen sie einen Orgawechsel durch.

 

 

1.  Sinn und Zweck des Orgawechsels

Mit dem Orgawechsel können im AHB-Zeitkonto die aktuell hinterlegten Stammdaten auf die selektierten Dokumente im Zeitkonto abgebildet werden. Alle Dokumente im Zeitkonto werden bei der Erstellung mit den aktuellen Stammdaten aus der Mitarbeiterdatenbank versorgt. Sollen die aktuell hinterlegten Stammdaten auch rückwirkend auf Dokumente angewendet werden, wie z.B. bei dem Wechsel einer Orgaeinheit durch den Mitarbeiter, ist der Orgawechsel durchzuführen.

Bei jedem Dokument, für das der Orgawechsel durchgeführt wird, wird in der Mitarbeiter-Datenbank über die Personalnummer (in der Betriebsart „JANUS® Zeiterfassung“) bzw. die Kartennummer (Betriebsart „AHB ZINA (Host-Zeiterfassung)“) nach den Stammdaten für dieses Dokument gesucht. Werden auf diesem Weg keine passenden Stammdaten gefunden, wird versucht, über die Notes-ID einen passenden Stammdateneintrag zu finden.

 

2.  Durchführung des Orgawechsels

Zuerst ist zu prüfen, ob die Stammdaten in der Mitarbeiter-Datenbank korrekt eingepflegt worden sind. Sind die anzuwendenden Daten in den Mitarbeiterdokumenten enthalten, kann der Orgawechsel durchgeführt werden:

F1_0001

Öffnen Sie die Zeitkonto-Datenbank und gehen Sie in die Ansicht

Admin – Orgawechsel nach ……




Diese Ansichtsauswahl erhalten Sie, wenn Sie auf das vorangestellte AHB-Logo mit der linken Maustaste klicken und die gewünschte Ansicht auswählen (s. Bild).

 

 

Je nachdem, welche Dokumente Sie bearbeiten möchten, sind folgende Ansichten sinnvoll:

Ansicht_Orgawechsel..._ Beispielsfall
… nach Orga Änderung einer gesamten Orgaeinheit, beispielsweise bei einer Zusammenführung zweier Orgaeinheiten zu einer.
… nach Name Änderung der Orgaeinheit, welcher der Mitarbeiter angehört, z.B.
bei einem Stellenwechsel des Mitarbeiters.
… nach Pers.-Nr. Ähnlich des Orgawechsels nach Name, nur dass Personalnummern an Stelle von Namen angezeigt werden.
… nach Datum Änderung mehrerer Orgaeinheiten mehrerer Mitarbeiter ab einem bestimmten Zeitpunkt.

 

Hat sich beispielsweise die Organummer durch die Versetzung eines Mitarbeiters geändert, wählen Sie die Ansicht Orgawechsel nach Name und suchen in dieser Ansicht nach der Kategorie, welche nach dem Mitarbeiter benannt ist und klappen sie auf:

F1_0003

 

In unserem Beispiel hat sich die Orgaeinheit von Herrn Leiter ab dem 16.01.2003 geändert und wird am 17.01.2003 rückwirkend eingepflegt, so dass ab dem 16.01.2003 die Zeitkonto-Dokumente bezüglich der Organisationseinheit zu ändern sind. Markieren Sie diese Dokumente mit einem Mausklick links des zu ändernden Dokuments, so dass ein Haken erscheint:

F1_0004

 

Betätigen Sie nun die Schaltfläche oben links:

F1_0005

woraufhin ein Fortschrittsbalken erscheint.

 

Nach Abschluss der Datenübernahme bietet sich Ihnen folgender Anblick (eventuell müssen Sie die Taste F9 für die Aktualisierung der Ansicht betätigen):

F1_0006

 

Beachten Sie, dass ein Orgawechsel auch die Sichtbarkeit von Dokumenten änder kann!

 

Nach dem Orgawechsel sieht der neue Vorgesetzte die Dokumente im Zeitkonto ab dem 16.01.2003, während Herrn Leiters vorheriger Vorgesetzter diese nur noch bis zum 15.01.2003 sehen kann. Herr Leiter selbst sieht immer seine Dokumente in der Zeitkonto-Datenbank, egal welche Stammdaten in seinen Dokumenten hinterlegt sind.

 

3.  Abhängigkeiten

Die Betriebsart der Zeitkontodatenbank (Parameter 0, zu sehen durch Ihren Administrator) bestimmt hierbei die notwendigen Daten für den Orgawechsel.

In der Betriebsart JANUS® Zeiterfassung benötigen Sie die korrekte Pflege der Personalnummer des Mitarbeiters und in der Betriebsart AHB ZINA (Host-Zeiterfassung) benötigen Sie die korrekt eingepflegte Kartennummer des Mitarbeiters. Dies sind die primären Schlüssel für die Zuordnung der Mitarbeiterdaten für die Dokumente in der Zeitkonto-Datenbank. Für beide Betriebsarten ist die Pflege der richtigen Notes-ID notwendig, da diese als primärer Schlüssel dient, wenn die Suche nach den anderen Kriterien nicht erfolgreich gewesen ist!

 

 

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