Zeiterfassung via Notes

IHK Regensburg erreicht Synergien in der Zeitwirtschaft

Die IHK Regensburg repräsentiert mehr als 70.000 Unternehmen aus dem bayerischen Regierungsbezirk Oberpfalz und dem Landkreis Kelheim in Niederbayern. Ihre 110 Mitarbeiter sind auf die Hauptstelle und fünf Niederlassungen verteilt. Zeiterfassung via Lotus Notes - das bedeutet für die IHK vor allem mehr Transparenz, schnellere Abläufe und eine Entlastung der Personalabteilung. Früher gab es bei den Personalsachbearbeitern häufig Anrufe mit Fragen nach Zeitprotokollen, nach Statistiken oder verschiedenen Korrekturwünschen. Diese Anrufe bleiben heute nahezu vollständig aus.

 

Die Mitarbeiter der IHK können ihre Arbeitszeitprotokolle jetzt jederzeit am Bildschirm einsehen. Der Personalabteilung entsteht auch kein Aufwand, wenn ein Mitarbeiter einmal eine Zeitbuchung vergisst oder sich verbucht. „Das AHB-System zeigt dem Mitarbeiter den Buchungsfehler am Hardwareterminal oder am Bildschirm an und ermöglicht ihm das Ausfüllen des Zeitkorrekturantrags in Notes.

 

Dieser wird dann per Mail an seine Führungskraft zur Genehmigung gesandt“, so Werner Deschl, EDV-Leiter der IHK Regensburg. Im Rahmen dieses rein digitalen Workflows kann der Mitarbeiter jederzeit sehen, wie weit der Entwicklungsstand seines Antrags ist. Ausgewählte Angestellte können ihre Arbeitszeiten auch direkt am PC erfassen, insbesondere die Mitarbeiter in den Niederlassungen. Die Fehlzeiten- und Berichtigungsanträge werden ebenfalls am Bildschirm ausgefüllt und per Mail in den Workflow geschickt.

Führungskräfte erhalten per Mausklick ein umfassendes Berichtswesen für ihre Arbeit. Früher musste die Personalabteilung viele Informationen zur Verfügung stellen. „Mit dem neuen System haben wir einen großen Schritt nach vorne gemacht“, so Werner Deschl. „Die AHB-Software beschleunigt Abläufe spürbar und steigert die Produktivität der Mitarbeiter und Führungskräfte“, so Deschl weiter. Aufgrund von Kosteneinsparungen, die sich künftig in Verwaltung und Personalmanagement realisieren lassen, werden sich die getätigten Investitionen in absehbarer Zeit amortisieren.

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